一、产品介绍

1.1 产品概述

OTA AI自动对账助手是面向酒店行业的智能账务核对工具，深度对接主流OTA渠道与酒店PMS系统，依托云端自动化规则，实现OTA渠道账单与酒店门店PMS订单的全自动采集、智能匹配、差异比对、异常提醒与报表导出。全程无需人工下载表格、手动核对、函数统计，帮助酒店财务、运营、店长实现无感知、自动化、标准化的OTA对账工作。

1.2 适用人群

酒店店长、酒店财务人员、门店运营人员、酒店总部账务管理人员。

1.3 支持对接渠道与系统

• 支持OTA渠道：携程、美团、飞猪三大主流OTA平台。

• 支持PMS系统：住哲、金天鹅。后续会支持旅智云、云掌柜

二、产品开通说明

三、产品使用流程

详细操作步骤见下方图文详解：👇

3.1 基础操作步骤

1、下载并安装客户端

• PMS 功能菜单入口，以下分别是金天鹅、住哲的入口指引

• 根据电脑设备下载客户端至电脑，然后双击已下载的安装包，按提示把应用安装在电脑桌面

2、用PMS账号登录智能助手客户端

• 先选择PMS品牌，输入金天鹅PMS账号密码，勾选用户协议后点击【登录】

• ⚠️ PMS账号需要有「智能助手-AI自动对账」的功能权限，否则无法登录成功

3、绑定对应门店的OTA EBK渠道账号

• 点击页面右上角【添加渠道账号】。渠道账号绑定规则说明：

• 绑定关系为一对一匹配：一个PMS门店仅可绑定同一渠道下的一个OTA门店

• 单个EBK账号可绑定多个PMS门店，酒店绑定前需自行核对账号归属，确保绑定为当前门店专属OTA渠道账号。

• 携程、美团、飞猪三大渠道可同时开启对账服务，依次添加对应渠道账号并激活即可。

• 选择渠道-输入EBK账号、密码，点击【校验并绑定账号】

4、成功激活AI对账助手服务

• 数据范围：产品首次激活后，仅采集、对账OTA渠道已出账、未结算完成的最新账单，无新账单则等待下一轮自动执行；暂不支持手动选择历史周期回溯对账。

5、返回PMS端设置自动对账偏好

• 时间配置建议：

• 部分OTA渠道（如携程预付单）支持自动确认订单并结算打款。建议对账执行时间不晚于平台打款时间，避免错过账单采集周期。携程每周一出账，建议设置每周一下午或周二执行对账，避免周三平台自动结算后无法采集账单。

• 对账差异判定建议：

• 如酒店自动忽略PMS与渠道EBK的极小订单差额，可设置对账忽略并设置差额。

• 入住房型与EBK订单预订房型不同（比如房型升级），如酒店对账单审核无要求，可设置对账忽略

• 入住日期与EBK预订不同（比如凌晨后入住），如酒店对账单审核无要求，可设置对账忽略

6、在PMS对账工作台查看和处理异常账单

【对账记录】是智能助手根据从渠道EBK后台采集到的账单的对账结果。

• 有差异单、未匹配单都属于账单异常

• 差异单说明：订单号自动匹配到，但订单信息存在差异

• 未匹配说明：渠道订单未在PMS匹配到对应单号的订单

【处理异常】点击订单明细，展示账单详情，支持重新对账、处理异常订单、并支持账单的导出

• 渠道订单：携程统一订单下可能存在多笔结算明细，如有过时取消单、部分日期退款单、整单取消等。对账时，间夜数、结算金额，取的是携程多笔结算明细的和，与PMS订单进行对比

• PMS订单：预订的是多间房时，会按房间分别展示。对账时，间夜数、结算金额，取的是多个房间订单的和，与渠道订单进行对比

• 订单穿透：展示渠道订单号与匹配到的PMS订单号，均支持查看订单详情，但需要在PMS和渠道账号的登录状态下

• 手动匹配：如果系统未匹配到外部渠道订单号，需要手动匹配PMS订单，匹配后订单自动标记为正常

• 忽略差异：如特殊订单无需匹配（金字塔扣费）或者入住房型不一致，可以手动忽略订单，支持备注处理结果

• 重新对账：如差异订单和未匹配订单已经处理完，想要更新整个账单的对账明细，可选择重新对账

3.4 消息通知方式

对账完成、出现异常账单后，支持两种通知方式：PMS系统站内消息实时推送、绑定接收邮箱实时接收对账通知。

3.5 报表导出功能

支持导出Excel格式报表，可导出对账总览记录、对账明细数据，数据完整清晰，支持账务存档与核对复盘。

四、常见问题 FAQ

Q1：开通AI自动对账后，为什么没有生成任何对账数据？

A：系统仅采集OTA渠道账号下已出账、未结算的新账单，若无新账单产生，则不会触发对账任务，等待下一轮自动执行即可。

Q2：为什么会出现大量“未匹配到PMS订单”的异常？

A：系统通过渠道订单号精准匹配PMS订单，若前台录单时渠道订单号录入错误、缺失，会导致匹配失败。请确保PMS内所有OTA订单的渠道订单号准确无误。

Q3：差异订单人工标记处理后，还会再次被识别为异常吗？

A：不会。人工标记并备注后的异常订单，系统会默认已完成核查，后续不会重复识别为异常账单。

Q4：已经结算打款完成的账单，还能重新对账吗？

A：可以。系统已采集过的账单，即便完成结算打款，仍可正常执行重新对账操作。

Q5：是否可以修改自动对账的执行时间？在哪里设置？

A：支持自定义修改。可在PMS智能助手-AI自动对账页面的设置模块调整自动对账执行时间，建议设置时间不晚于OTA平台自动打款时间，避免无法采集账单。

Q6：绑定OTA EBK账号提示失败，是什么原因？

A：大概率为输入的EBK账号、密码信息错误，请核对账号密码后重新绑定。

Q7：是否支持多门店统一汇总对账？

A：不支持。系统为单门店独立对账模式，一个PMS门店仅可绑定对应渠道的单个OTA店铺，各门店对账数据相互独立。

Q8：系统会自动修正PMS异常订单数据吗？

A：不会。系统仅负责识别、比对、预警账务差异，不会自动修改PMS订单数据。异常账单需酒店人工核查前台录单操作，手动修正，避免账务混乱。

Q9：携程、美团、飞猪三个渠道能否同时开启对账？

A：可以。三个渠道相互独立，可依次添加对应EBK账号并激活对账服务，实现多渠道同时自动对账。

Q10：账号绑定成功，但对账助手激活失败，如何解决？

A：激活失败通常为权限或产品状态异常，需同时满足三个条件：①AI对账产品处于有效服务期；②当前PMS账号已配置AI对账操作权限；③绑定的EBK账号具备订单查看、财务对账模块权限。